办公费、差旅费 、 会议费、培训费等常见检查方法

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常见费用检查方法
一、办公费
1.主要特征
（1）一般为整数，发票后无具体采购明细；
（2）发票开具日期一般为2月或9月等（春节、中秋等节假日）；
（3）售货单位一般为综合性商场、超市、名店等。如**百货大楼、**购物广场、**商务中心等。
2.问题表现：
（1）若发票无经手人签字确认，仅有领导批字，则可能存在虚假开票、虚构经济事项问题；
（2）通过分析财务资料，要确认本单位经常在何处开具发票，该单位是否销售发票中开具的物品，如果该物品不在其经营范围内，则有可能是通过虚开发票报销其他费用。
二、差旅费
 
差旅费是指各单位工作人员临时到常驻地以外地区（不含城关镇）公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
1.主要特征：
（1）无实质内容、无明确公务目的的差旅活动。表现为：差旅费报销单据仅填写伙食补助、交通补贴等费用，每月报销人数、金额基本相同，其后无其他附件；
（2）虚构差旅活动。差旅费报销单据中填写出差地与实际出差地不符，后附车票等票据与出差地不吻合；
（3）变相旅游。以任何名义和方式变相旅游，进行异地间无实质内容的学习交流和考察调研。
2.问题表现：
（1）虚构差旅活动，变相发放补助。主要表现为：差旅费报销单据仅填写伙食补助、交通补贴等费用，每月报销人数、金额基本相同，其后无其他附件；差旅费报销单据中填写出差地与实际出差地不符，后附车票等票据与出差地不吻合；
（2）变相旅游。根据《XXX差旅费管理办法》（以下简称《办法》）相关规定，严禁以任何形式变相旅游，严禁异地间无实质内容的学习交流和考察调研。为此，需要查看本单位有无具体的学习交流、考察活动实施方案，有无详细预算、接洽函，可以通过向相关单位发函等形式印证本次活动是否属实，是否按方案组织实施，是否存在变相旅游等问题；
（3）擅自扩大报销范围或提高报销标准。主要表现为：出差人员未严格执行“所有出差人员统一住标准间（单间），不得住套间”之规定，住宿费超限额标准执行；报销人未按规定等级乘坐交通工具，本单位将原应由个人承担的超支部分予以报销；报销出租小汽车费用等；
（4）转嫁报销差旅费。主要表现为：被查单位未能严格按照规定开支差旅费，将应由所在单位负担的差旅费转嫁到下级单位、企业或其他单位；
（5）使用公务车辆出差的，仍报销城市间交通费和市内交通费。
三、公车运行维护费
公务用车运行费用包括公务用车燃料费、维修费、保险费、过路过桥费、停车费和其他相关支出，主要存在以下问题：
（1）预算编制是否完整、细化；
（2）是否存在无预算、超预算支出；是否严格执行公务用车、执法执勤用车配置和使用管理规定；
（3）有无超编制、超标准配备公务用车；
（4）有无为公务用车增加高档配置、豪华内饰；
（5）有无超标准租用车辆、借用、占用下级单位和其他单位车辆；
（6）接受企事业单位和个人捐赠车辆；
（7）违反规定公车私用等。
下面着重介绍燃油费和维修费的主要特征和问题表现。 
1.燃油费
 
近年来，部分单位用燃油费发票抵顶一些没有发票的业务，并呈剧增态势。要重点审查燃油费的合规性、合理性等，通过了解被巡察单位公车数量、燃油费年初预算数、当年实际发生数，查看燃油费发票抬头是否正确、发票日期是否为节假日等，以估算本单位燃油消耗是否符合实际，是否存在私车公养、公车私用等问题。
（1）主要特征：
  1）年初预算数与实际发生数相差较大。通过将燃油费年初预算数与实际发生数进行对比，查看二者数据差距规模； 
  2）发票日期为节假日；
  3）发票抬头不合规（抬头为个人、单位简称或其他单位等）；
  4）发票日期集中，无加油车牌号，并存在故意涂改日期现象。
（2）问题表现：
  1）私车公养。若发票抬头为个人，则需记下其姓名，进一步核实是否存在私车公养问题；若发票抬头为车号，则需将其与被巡察单位公车车牌号进行对比，确定是否为单位公车，防止私车公养问题；
  2）公车私用。通过查看发票日期，结合当年日历，审查有无节假日加油情况，是否存在公车私用问题；
  3）超预算支出。通过将燃油费年初预算数与实际发生数进行对比分析，确定超预算支出数量及比例；
  4）燃油费消耗过大。通过将被查单位当年燃油费消耗总量与公车数量进行对比分析，计算出每辆车每天燃油费消耗值，与理论值相对比，确定燃油费是否存在消耗过大问题。
2.维修费
（1）主要特征：
  • 维修费发票报销频繁，且金额较大，后仅附维修清单；
  • 维修发票为同一个汽车修理厂或公司，资金来往频繁。
（2）问题表现：
  • 维修频繁，汽车零部件的维修更换频繁、重复修理，涉及金额较大；
  • 维修汽车零部件与公务用车所需零部件不符，存在私车公养现象；
  • 车辆超标准装修，或维修车辆不在本单位公车车辆信息表内。
四、会议费
 
行政事业单位的会议费，一般是指行政机关或事业单位召开会议（或举办活动）所发生的相关费用。
会议经费主要包括住宿费、伙食费和其他费用。其他费用含会议室租金、设备租赁费、交通费、文件印刷费、医药费等。
1.主要特征：
（1）原始凭证仅附由**会议中心、**宾馆等单位开具的会议费发票，无会议通知、预决算表、签到册等资料；
（2）会议方案所安排时间、人数等与实际签到册时间、人数不一致，人数相差较大；
（3）会议费中涉及到的场地租赁费、设备租赁费、餐费等费用与规定标准相差较大。
2.问题表现：
（1）会议费预算未细化到具体会议项目，超预算支出；
（2）一、二、三、四类会议会期超过限定天数，参会人员超过限定参会人员数量，工作人员超过会议代表人数限定比例；
（3）会议费超过综合定额标准；
（4）会议费中超范围列支不属于会议费范畴的费用；
（5）会议费是否向参会人员收取，是否向下属机构、企事业单位、地方转嫁或摊派；
（6）会议费报销时未提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证；
（7）会议费是否以银行转账或公务卡方式结算，有无存在以现金方式结算，县级机关在定点饭店召开会议，是否按照协议价格结算；
（8）会议费报销了违反规定或者超标准开支的费用（《***机关会议经费管理办法》第十七条）；
未经批准或备案召开的会议；会议安排高档套房、配发洗漱用品；借会议名义组织会餐或安排宴请，提供高档菜肴、烟酒、水果；会场摆放花草，制作背景板；组织会议代表旅游、与会议无关的参观，高消费娱乐、健身活动；使用会议经费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产，发放纪念品。
（9）查看会议签到册、文件等资料，并进行实地调查，确定实际参会人数，确定是否存在报销时故意虚增参会人数，以会议费掩盖其他经济事项等问题。
五、培训费
 
1.主要特征：
（1）培训费发票一般为整数，且发票抬头为**旅游公司、**酒店或**风景名胜区；
（2）凭证后仅附培训费发票，无培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证。
2.问题表现：
（1）未建立培训计划编报和审批制度；
（2）各单位年度培训计划是否于每年3月1日前同时报县委组织部、县人社局、县财政局备案；
（3）培训费超过综合定额标准（综合定额标准是培训费开支的上限）；
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（4）培训费未按照15天以内、超过15天、超过30天等综合定额标准控制（《***机关培训费管理办法》第八条第三款）；
15天以内的培训按照综合定额标准控制；超过15天的培训，超过天数按照综合定额标准的80%控制；超过30填的培训，超过天数按照综合定额标准的70%控制。上述天数含报到和撤离时间，报到和撤离时间分别不得超过1天。
（5）讲课费（税后）超标准执行（《***机关培训费管理办法》第九条）；
副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元；正高级技术支撑专业人员每半天最高不超过2000元；院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。其他人员讲课参照上述标准执行。
（6）以培训费名义安排公款旅游；组织会餐或安排宴请；组织高消费娱乐、健身活动；使用培训费购置电脑、复印机、打印机等固定资产以及开支与培训无关的其他费用；培训费中列支公务接待费、会议费；以培训费套取资金设立“小金库”；安排高档套房、配发洗漱用品；培训用餐上高档菜肴、并提供烟酒；
（7）报销费用时未提供培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证；
（8）报销未履行审批备案程序的培训费用，超范围、超标准报销费用；
（9）讲课费、小额零星开支以外的培训费用，未采用银行转账或公务卡方式结算，而是以现金方式支付；
（10）如培训已取消，但仍然报销，存在开票单位与培训地不一致现象，有“借壳报账”嫌疑。
六、宣传费
 
宣传费是指部门单位通过发布广告、分发印刷资料、发放雨伞等实物以达到扩大影响层面目的而产生的费用。
1. 主要特征：
（1）宣传费凭证后仅附发票（一般为本单位干部代开发票），再无其他明细资料；
（2）为达到宣传目的而购买的雨伞等实物远远超过市场价格。
2. 问题表现：
（1）通过新闻媒体、钢架构宣传墙等方式发布广告，费用明显高于市场价，存在以宣传费名义报销其他费用问题；
（2）将免费读物当有价商品列支（须调查书籍等是否为免费配发读本）；
（3）无中生有套取费用（需实地调查发票开具内容是否在发票开具单位经营范围内）；
（4）报销时仅附发票，无任何培训费明细附件，是否存在开具发票单位与转账方不一致等问题。
七、大额建设支出
 
1.主要特征：
（1）凭证后仅附工程结算发票，没有工程价款结算单等详细资料；
（2）工程项目无预决算资料、未履行招投标手续等。
 
2.问题表现：
（1）项目可研报告、发改批复文件、招投标资料、施工合同、竣工验收等资料缺失；
（2）针对大额建设支出无任何会议记录，或者有会议记录但参会人员为党委（党组）部分成员，民主集中制未得到有效实施；
（3）合同签订方、发票出具方、工程款收取方三方名称不一致；
（4）无工程价款结算书，没有工程明细等资料。
八、现金支出
1.主要特征：
（1）大额现金支出频繁；
（2）超过1000元结算起点的单笔支出均以现金方式支付；
（3）以现金方式支出时，凭证后仅附有收据或收条。
2.问题表现：
（1）大额资金以现金方式支出，现金管理混乱；
（2）未严格执行结算起点相关规定；
（3）支付现金时，仅有收据或收条，再无其他任何资料；
（4）白条抵库。
九、固定资产管理
 
行政事业单位固定资产标准较低，部分单位未按要求设立固定资产科目，有的虽然设立了，但没有固定资产明细账。
1.主要特征：
（1）固定资产科目未设置，或已设置但没有固定资产明细账；
（2）未建立固定资产报废、销账制度。
2.问题表现：
（1）未设立固定资产科目，或虽设立但没有固定资产明细账；
（2）应纳入固定资产管理的而未纳入；
（3）未建立固定资产报废、销账等管理制度；
（4）固定资产报废处置未履行严格公开拍卖等手续，随心所欲，致使国有资产流失；
（5）固定资产处理的残值收入未计入账内。
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