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办公费、差旅费 、 会议费、培训费等常见检查方法 – 财税
财税

办公费、差旅费 、 会议费、培训费等常见检查方法

常见费用检查方法
一、办公费
1.主要特征
(1)一般为整数,发票后无具体采购明细;
(2)发票开具日期一般为2月或9月等(春节、中秋等节假日);
(3)售货单位一般为综合性商场、超市、名店等。如**百货大楼、**购物广场、**商务中心等。
2.问题表现:
(1)若发票无经手人签字确认,仅有领导批字,则可能存在虚假开票、虚构经济事项问题;
(2)通过分析财务资料,要确认本单位经常在何处开具发票,该单位是否销售发票中开具的物品,如果该物品不在其经营范围内,则有可能是通过虚开发票报销其他费用。
二、差旅费
 
差旅费是指各单位工作人员临时到常驻地以外地区(不含城关镇)公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
1.主要特征:
(1)无实质内容、无明确公务目的的差旅活动。表现为:差旅费报销单据仅填写伙食补助、交通补贴等费用,每月报销人数、金额基本相同,其后无其他附件;
(2)虚构差旅活动。差旅费报销单据中填写出差地与实际出差地不符,后附车票等票据与出差地不吻合;
(3)变相旅游。以任何名义和方式变相旅游,进行异地间无实质内容的学习交流和考察调研。
2.问题表现:
(1)虚构差旅活动,变相发放补助。主要表现为:差旅费报销单据仅填写伙食补助、交通补贴等费用,每月报销人数、金额基本相同,其后无其他附件;差旅费报销单据中填写出差地与实际出差地不符,后附车票等票据与出差地不吻合;
(2)变相旅游。根据《XXX差旅费管理办法》(以下简称《办法》)相关规定,严禁以任何形式变相旅游,严禁异地间无实质内容的学习交流和考察调研。为此,需要查看本单位有无具体的学习交流、考察活动实施方案,有无详细预算、接洽函,可以通过向相关单位发函等形式印证本次活动是否属实,是否按方案组织实施,是否存在变相旅游等问题;
(3)擅自扩大报销范围或提高报销标准。主要表现为:出差人员未严格执行“所有出差人员统一住标准间(单间),不得住套间”之规定,住宿费超限额标准执行;报销人未按规定等级乘坐交通工具,本单位将原应由个人承担的超支部分予以报销;报销出租小汽车费用等;
(4)转嫁报销差旅费。主要表现为:被查单位未能严格按照规定开支差旅费,将应由所在单位负担的差旅费转嫁到下级单位、企业或其他单位;
(5)使用公务车辆出差的,仍报销城市间交通费和市内交通费。
三、公车运行维护费
公务用车运行费用包括公务用车燃料费、维修费、保险费、过路过桥费、停车费和其他相关支出,主要存在以下问题:
(1)预算编制是否完整、细化;
(2)是否存在无预算、超预算支出;是否严格执行公务用车、执法执勤用车配置和使用管理规定;
(3)有无超编制、超标准配备公务用车;
(4)有无为公务用车增加高档配置、豪华内饰;
(5)有无超标准租用车辆、借用、占用下级单位和其他单位车辆;
(6)接受企事业单位和个人捐赠车辆;
(7)违反规定公车私用等。
下面着重介绍燃油费和维修费的主要特征和问题表现。 
1.燃油费
 
近年来,部分单位用燃油费发票抵顶一些没有发票的业务,并呈剧增态势。要重点审查燃油费的合规性、合理性等,通过了解被巡察单位公车数量、燃油费年初预算数、当年实际发生数,查看燃油费发票抬头是否正确、发票日期是否为节假日等,以估算本单位燃油消耗是否符合实际,是否存在私车公养、公车私用等问题。
(1)主要特征:
  1)年初预算数与实际发生数相差较大。通过将燃油费年初预算数与实际发生数进行对比,查看二者数据差距规模; 
  2)发票日期为节假日;
  3)发票抬头不合规(抬头为个人、单位简称或其他单位等);
  4)发票日期集中,无加油车牌号,并存在故意涂改日期现象。
(2)问题表现:
  1)私车公养。若发票抬头为个人,则需记下其姓名,进一步核实是否存在私车公养问题;若发票抬头为车号,则需将其与被巡察单位公车车牌号进行对比,确定是否为单位公车,防止私车公养问题;
  2)公车私用。通过查看发票日期,结合当年日历,审查有无节假日加油情况,是否存在公车私用问题;
  3)超预算支出。通过将燃油费年初预算数与实际发生数进行对比分析,确定超预算支出数量及比例;
  4)燃油费消耗过大。通过将被查单位当年燃油费消耗总量与公车数量进行对比分析,计算出每辆车每天燃油费消耗值,与理论值相对比,确定燃油费是否存在消耗过大问题。
2.维修费
(1)主要特征:
  • 维修费发票报销频繁,且金额较大,后仅附维修清单;
  • 维修发票为同一个汽车修理厂或公司,资金来往频繁。
(2)问题表现:
  • 维修频繁,汽车零部件的维修更换频繁、重复修理,涉及金额较大;
  • 维修汽车零部件与公务用车所需零部件不符,存在私车公养现象;
  • 车辆超标准装修,或维修车辆不在本单位公车车辆信息表内。
四、会议费
 
行政事业单位的会议费,一般是指行政机关或事业单位召开会议(或举办活动)所发生的相关费用。
会议经费主要包括住宿费、伙食费和其他费用。其他费用含会议室租金、设备租赁费、交通费、文件印刷费、医药费等。
1.主要特征:
(1)原始凭证仅附由**会议中心、**宾馆等单位开具的会议费发票,无会议通知、预决算表、签到册等资料;
(2)会议方案所安排时间、人数等与实际签到册时间、人数不一致,人数相差较大;
(3)会议费中涉及到的场地租赁费、设备租赁费、餐费等费用与规定标准相差较大。
2.问题表现:
(1)会议费预算未细化到具体会议项目,超预算支出;
(2)一、二、三、四类会议会期超过限定天数,参会人员超过限定参会人员数量,工作人员超过会议代表人数限定比例;
(3)会议费超过综合定额标准;
(4)会议费中超范围列支不属于会议费范畴的费用;
(5)会议费是否向参会人员收取,是否向下属机构、企事业单位、地方转嫁或摊派;
(6)会议费报销时未提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证;
(7)会议费是否以银行转账或公务卡方式结算,有无存在以现金方式结算,县级机关在定点饭店召开会议,是否按照协议价格结算;
(8)会议费报销了违反规定或者超标准开支的费用(《***机关会议经费管理办法》第十七条);
未经批准或备案召开的会议;会议安排高档套房、配发洗漱用品;借会议名义组织会餐或安排宴请,提供高档菜肴、烟酒、水果;会场摆放花草,制作背景板;组织会议代表旅游、与会议无关的参观,高消费娱乐、健身活动;使用会议经费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产,发放纪念品。
(9)查看会议签到册、文件等资料,并进行实地调查,确定实际参会人数,确定是否存在报销时故意虚增参会人数,以会议费掩盖其他经济事项等问题。
五、培训费
 
1.主要特征:
(1)培训费发票一般为整数,且发票抬头为**旅游公司、**酒店或**风景名胜区;
(2)凭证后仅附培训费发票,无培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证。
2.问题表现:
(1)未建立培训计划编报和审批制度;
(2)各单位年度培训计划是否于每年3月1日前同时报县委组织部、县人社局、县财政局备案;
(3)培训费超过综合定额标准(综合定额标准是培训费开支的上限);
(4)培训费未按照15天以内、超过15天、超过30天等综合定额标准控制(《***机关培训费管理办法》第八条第三款);
15天以内的培训按照综合定额标准控制;超过15天的培训,超过天数按照综合定额标准的80%控制;超过30填的培训,超过天数按照综合定额标准的70%控制。上述天数含报到和撤离时间,报到和撤离时间分别不得超过1天。
(5)讲课费(税后)超标准执行(《***机关培训费管理办法》第九条);
副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;正高级技术支撑专业人员每半天最高不超过2000元;院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。其他人员讲课参照上述标准执行。
(6)以培训费名义安排公款旅游;组织会餐或安排宴请;组织高消费娱乐、健身活动;使用培训费购置电脑、复印机、打印机等固定资产以及开支与培训无关的其他费用;培训费中列支公务接待费、会议费;以培训费套取资金设立“小金库”;安排高档套房、配发洗漱用品;培训用餐上高档菜肴、并提供烟酒;
(7)报销费用时未提供培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证;
(8)报销未履行审批备案程序的培训费用,超范围、超标准报销费用;
(9)讲课费、小额零星开支以外的培训费用,未采用银行转账或公务卡方式结算,而是以现金方式支付;
(10)如培训已取消,但仍然报销,存在开票单位与培训地不一致现象,有“借壳报账”嫌疑。
六、宣传费
 
宣传费是指部门单位通过发布广告、分发印刷资料、发放雨伞等实物以达到扩大影响层面目的而产生的费用。
1. 主要特征:
(1)宣传费凭证后仅附发票(一般为本单位干部代开发票),再无其他明细资料;
(2)为达到宣传目的而购买的雨伞等实物远远超过市场价格。
2. 问题表现:
(1)通过新闻媒体、钢架构宣传墙等方式发布广告,费用明显高于市场价,存在以宣传费名义报销其他费用问题;
(2)将免费读物当有价商品列支(须调查书籍等是否为免费配发读本);
(3)无中生有套取费用(需实地调查发票开具内容是否在发票开具单位经营范围内);
(4)报销时仅附发票,无任何培训费明细附件,是否存在开具发票单位与转账方不一致等问题。
七、大额建设支出
 
1.主要特征:
(1)凭证后仅附工程结算发票,没有工程价款结算单等详细资料;
(2)工程项目无预决算资料、未履行招投标手续等。
 
2.问题表现:
(1)项目可研报告、发改批复文件、招投标资料、施工合同、竣工验收等资料缺失;
(2)针对大额建设支出无任何会议记录,或者有会议记录但参会人员为党委(党组)部分成员,民主集中制未得到有效实施;
(3)合同签订方、发票出具方、工程款收取方三方名称不一致;
(4)无工程价款结算书,没有工程明细等资料。
八、现金支出
1.主要特征:
(1)大额现金支出频繁;
(2)超过1000元结算起点的单笔支出均以现金方式支付;
(3)以现金方式支出时,凭证后仅附有收据或收条。
2.问题表现:
(1)大额资金以现金方式支出,现金管理混乱;
(2)未严格执行结算起点相关规定;
(3)支付现金时,仅有收据或收条,再无其他任何资料;
(4)白条抵库。
九、固定资产管理
 
行政事业单位固定资产标准较低,部分单位未按要求设立固定资产科目,有的虽然设立了,但没有固定资产明细账。
1.主要特征:
(1)固定资产科目未设置,或已设置但没有固定资产明细账;
(2)未建立固定资产报废、销账制度。
2.问题表现:
(1)未设立固定资产科目,或虽设立但没有固定资产明细账;
(2)应纳入固定资产管理的而未纳入;
(3)未建立固定资产报废、销账等管理制度;
(4)固定资产报废处置未履行严格公开拍卖等手续,随心所欲,致使国有资产流失;
(5)固定资产处理的残值收入未计入账内。
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