这是很多采购供应人一直困恼问题。本文给采购供应人提供采购成本计算的公式，供大家学习思考。并建议延展公式背后，做系统考虑，最终降低采购总成本。
成本分析是成本管理的前提，成本分析又可以分成3个层次：
1，价格/成本分析
2，采购成本分析
3， 采购总成本分析
其中价格/成本分析指分析产品价格中的成本（价格=成本+利润），包括：a/制造成本；b/财务费用;c/管理费用;d/销售费用。
采购成本分析是分析:a/订货成本、b/物资材料成本，c/存货成本;d/缺货成本;采购总成本分析则是分析:a/采购成本，b/运输成本，c/质量成本，d/设备维护成本等所有成本的总和，
所以采购总成本分析包括了采购成本分析，而采购成本分析中又包括了价格/成本分析。
在此，针对成本分析第2层次，也就是采购成本分析进行计算：
一、采购成本=订货成本+物资材料成本+存货成本+缺货成本
1、订货成本：包括采购人员的工资、采购设备场所的折旧、采购办公用品的消耗、差旅费、电话传真费等，这一部分成本是需要财务进行全年统计得到最后的结果的。
2、物资材料成本=数量*单价（价格/成本分析就是分析单价）（假设不存在折扣）。
3、存货成本：维持库存需要的费用，包括:a，物资材料占用资金应计的利息;b，材料的保管费用，而保管费用指仓库的设备场所折旧费、仓库人员的工资、物资材料存货时变质报废的损失、材料的保险费用等总和，物资材料占用的资金利息是单次可以计算的，而保管费用则是财务全年统计的数据。
4、缺货成本；因为缺货而支付的费用，包括停工待料费用、加班费用、场所设备的折旧费用，因为延误向顾客交货而支付的罚金等总和，这一块也是要靠财务全年统计的数据。
二、采购成本的计算：
假设：年订货总成本为Ka，年保管费用为Kb，年停工加班费用Kc，年销售（因延误交付而支付的）损失为Kd，年采购总额Ke，年销售额Kf，年产值 Kg，年均存货总额（年初存货与年末存货的1/2）Kh，月利率Ki，订货天数X，存货天数Y，缺货天数Z，该批材料数量A，单价B。
1、订货成本F（1）的计算
a 年订货总成本为Ka
b 每1元的产品的年订货成本=Ka/Ke
c 每件产品的年订货成本=B* Ka/Ke
d 每件产品的天订货成本= B* Ka/Ke/365
e 每批产品的天订货成本=A* B* Ka/Ke/365
f 实际订货天数下的每批产品的订货成本F（1）=X* A* B* Ka/Ke/365
2、物资材料成本的计算
a 材料成本F（2）=A*B
3、存货成本F（3）的计算
a 年保管费用为Kb
b 年均存货总额（年初存货与年末存货的1/2）Kh
c 每1元的材料的年保管费用=Kb/ Kh
d 每件材料的年保管费用=B* Kb/ Kh
e 每件材料的天保管费用=B* Kb/ Kh/365
f 每批材料的天保管费用=A* B* Kb/ Kh/365
g 实际存货天数下的每批材料的保管费用=Y* A* B* Kb/ Kh/365
h 实际存货天数下每批材料的占用利息= Y *A*B*Ki/30
i F（3）= Y* A* B* Kb/ Kh/365+ Y *A*B*Ki/30
4、缺货成本F（4）的计算
a 年停工加班费用Kc
b 年销售（因延误交付而支付的）损失为Kd
c 年销售额Kf，年产值Kg，年采购总额Ke
d 由于采购延误导致的年停工加班费用=Kc*Ke/Kg
e 由于采购延误导致的年销售（因延误交付而支付的）损失=Kd* Ke/Kf
f 由于采购延误导致的年缺货总成本= Kc*Ke/Kg+ Kd* Ke/Kf
g 每1元的材料的年缺货成本= Kc*/Kg+ Kd* /Kf
h 每1元的材料的天缺货成本=（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
i 每件材料的天缺货成本=B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
j 每批材料的天缺货成本=A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
k 实际缺货天数下的每批材料的缺货成本F（4）=Z* A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
5、每批材料的采购成本F= F（1）+F（2）+F（3）+F（4）
F= X* A* B* Ka/Ke/365+ A*B+ Y* A* B* Kb/ Kh/365+ Y *A*B*Ki/30+ Z* A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
F= A* B*[ X* Ka/Ke/365+1+ Y* Kb/ Kh/365+ Y * Ki/30+ Z*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365]
以上公司成立的条件是供应商的材料是一次性交付的，材料入库后也是一次性出库的，而且单价没有折扣，假如同一批材料不是一次性到货或者入库后并非一次性出库的，而且每一次到货的数量和出库的数量是不均匀的，则在每一块子成本中需要使用（数量、天数）的二元函数的定积分求值。F=∫∫t*dt dq （t天数，q数量）
之所以考虑用每1元的材料来分配年度各项成本而不是以订货次数来分配，是因为现实中经常是一次订货并非是一个产品（一张定单上有很多产品），这一次1 产品与2产品同时订货，而下一次1产品又是与3产品同时订货，那么这2次中1产品的订货成本就无法计算了，但是按照每1元的材料来计算，只要价格确定、数量确定，则不需要考虑订货次数的影响了，同样分配年存货和缺货成本也是这种原因。
从公式中可以看出，如果减少X、Y、Z也就是订货天数（采购提前期）、存货天数、缺货天数都可以降低采购成本。相反就增加采购成本。
下面举例来应用计算一下：
假设Q公司的年订货总成本为100万，年保管费用为1000万，年停工加班费用200万，年销售（因延误交付而支付的）损失为100万，年采购总额6000万，年销售额9000万，年产值1亿，年均存货总额（年初存货与年末存货的1/2）600万，月利率0.5%。
某一次采购材料S：订货天数30天，存货天数5天，缺货天数2天，该批材料数量1000个，单价10元/个，合格数量900个，废品单价6元/个（废品不存货，立刻处理，所以废品不占用存货成本）。尝试计算此次的采购成本F。（供应商的材料是一次性交付的，材料入库后也是一次性出库的，）
解：1、订货成本F（1）= X* A* B* Ka/Ke/365=30*1000*10*100/6000/365=5000/365元=13.6986
2、材料成本F（2）= A* B=1000*10=10000元
3、存货成本F（3）= Y* A合格* B* Kb/ Kh/365+ Y *A合格*B*Ki/30
=5*900*10*（1000/600/365+0.5%/30）=45000（0.0045662+0.0001667）
=212.9805元
4、缺货成本F（4）= Z* A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365=2*1000*10*（200/10000+100/9000）/365=20000*（0.02+0.0111111）/365=1.7047元
5、废品收入=100*6=600元
采购成本F=13.6986+10000+212.9805+1.7047-600=9628.3838元
如果真能这样来计算采购成本，那么每一次采购的成本都是可以计算出来，大家在以后的实际工作中只要多减少1天的订货天数（采购提前期）、存货天数、缺货天数，那么节省下来的成本都有据可查了。